Vi möts allt oftare online via olika mötesverktyg, både privat och i jobbsammanhang. Här är några tips på hur du kan göra mötena mer tillgängliga. Tipsen passar bra för dig som är lärare och har seminarier eller föreläsningar online. Eller för dig som jobbar i projekt och har många arbetsmöten förlagda online.
Att göra Zoom-möten tillgängliga för alla är viktigt för att inkludera alla deltagare och se till att mötena blir så effektiva som möjligt.
10 tips för att göra Zoom-möten tillgängliga
Följande tips förbättrar tillgängligheten i Zoom-möten. Kanske inte alla tips går att applicera på just din situation, men ett är bättre än inget!
1. Använd bildbeskrivningar (alt-text)
Om du delar skärmen eller använder bilder under mötet, se till att inkludera beskrivande alt-text för personer med synnedsättning.
Gör såhär! Förbered ditt material med tillgänglighet i åtanke. Om du använder PowerPoint eller en annan presentationsprogramvara, inkludera alt-text för varje bild.
Under själva mötet är det bra att muntligt beskriva bilder och grafiskt innehåll. Ta för vana att tydligt beskriva vad du talar om och ”var i bilden” du är. Bra för alla, extra bra för deltagare med synnedsättning. 💡
2. Aktivera undertexter
Zoom har en inbyggd funktion för undertexter, vilket gör det lättare för personer med hörselnedsättning att följa med i samtalet.
Gör såhär! Aktivera undertexter i Zoom genom att gå till Zoom’s webbportal. Klicka på ”Inställningar” i navigationsmenyn. Under fliken ”Möte” (Meeting), bläddra ner till ”Undertexter” (Closed Caption) och aktivera denna funktion. Under mötet kan du klicka på ”CC”-ikonen för att tilldela någon att skriva undertexter eller använda en tredjeparts undertextningstjänst. 💡
3. Använd deltagaridentifiering
Be deltagarna att identifiera sig när de talar för att underlätta för personer med synnedsättning eller de som använder skärmläsare.
Gör såhär: Innan mötet börjar, be alla deltagare att säga sitt namn innan de börjar tala, t.ex. ”Det här är Anna, och jag vill tillägga att…”. 💡
4. Förbered dokument i förväg
Om du ska dela presentationer eller dokument, se till att de är tillgängliga i ett format som kan läsas av skärmläsare och att de följer tillgänglighetsriktlinjer för webben.
5. Använd handuppräckning
Använd Zooms handuppräckningsfunktion så att deltagarna kan signalera när de vill tala. Detta kan vara särskilt användbart för att undvika att flera personer pratar samtidigt.
Gör såhär! Deltagare räcker upp handen via ”Reactions” i möteskontrollerna (Räck upp handen” (Raise Hand). Under mötet kan du som mötesvärd klicka på ”Deltagare” (Participants) i möteskontrollerna. Du ser då vilka som har räckt upp handen och kan ge dem ordet i tur och ordning. I Zoom finns det ingen inbyggd funktion för att tvinga användare att använda handuppräckningsfunktionen innan de får tala. Men det finns flera sätt att hantera och uppmuntra användningen av handuppräckning under möten. Du kan informera deltagarna om att de måste använda handuppräckningsfunktionen innan de får tala. Detta kan göras via e-post, mötesagenda eller i mötesinbjudan.
I början av mötet kan du påminna deltagarna om reglerna och vikten av att använda handuppräckningsfunktionen.
Som mötesvärd kan du stänga av mikrofonerna för alla deltagare och endast ge mikrofonåtkomst till de som har räckt upp handen. Det finns alltså flera sätt, anpassa vad som passar din situation bäst. 💡
6. Använd enkel och tydlig kommunikation
Håll språket enkelt och tydligt så att alla kan förstå. Undvik jargong och förkortningar som kan vara svåra att förstå för personer med olika bakgrund.
7. Testa tillgänglighetsfunktioner i förväg
Innan mötet börjar, testa Zooms tillgänglighetsfunktioner för att säkerställa att de fungerar som de ska och att alla deltagare kan använda dem utan problem.
Gör så här! Innan mötet börjar så skapar ett testmöte för att gå igenom alla tillgänglighetsinställningar. Kontrollera att undertexter fungerar korrekt. Se till att alla deltagare kan använda handuppräckningsfunktionen. Testa skärmdelning och beskrivningar av visuellt innehåll. Gör nödvändiga justeringar baserat på testresultaten för att säkerställa att alla funktioner fungerar smidigt under det faktiska mötet.
Det här tipset vill jag verkligen lyfta. Du kanske inte hinner göra detta fem minuter innan mötet börjar. Men varför inte boka en halvtimme med dig själv en annan dag för att verkligen testa i lugn och ro. Eller teama upp med några kollegor. En riktig investering och kompetenshöjande (och rolig!) aktivitet. 💡
8. Ge möjlighet till pauser och repetitioner
Ge tillräckligt med tid för deltagarna att bearbeta informationen och ställa frågor. Upprepa viktig information vid behov för att säkerställa att alla har förstått.
9. Använd webbkamera för talare
Att se talaren underlättar för personer med hörsel- eller kommunikationssvårigheter att följa med i mötet.
10. Ta hänsyn till olika tidszoner
Om deltagarna befinner sig i olika tidszoner, försök att planera möten på tidpunkter som är bekväma för alla och minimera risken för att någon behöver delta mitt i natten.
Genom att implementera ett eller flera av dessa tips kan du skapa mer tillgängliga och inkluderande Zoom-möten för alla deltagare.